Random header image... Refresh for more!

Category — Kontor

Dokumenthåndtering - let elektronisk håndtering af jeres dokumenter

Nogle gange kan det være lidt besværligt med dokumenthåndtering. Men kun hvis man ikke finder det rigtige system og ikke udnytter de muligheder, der er på markedet.

De fleste kender sikkert den form for dokumenthåndtering, der hedder fysisk aktivering og dårlige kopimaskiner og printere. Men sådan behøves det slet ikke at være.

Det kan nemlig være så enkelt.

Mange steder kan man nemlig finde en god og effektiv løsning til sin dokumenthåndtering.

Det betyder, at man for eksempel kan få en enkelt maskine, som nemt klarer arbejdet med dokumenthåndtering.

Den skriver flot og fejlfrit dokumenterne ud, så man slipper for gnidret skrift på papiret. Den kopierer hurtigt og effektivt, så der hurtigt ligger en stor stak kopier klar i leveringsbakken. Men det smarteste ved dokumenthåndtering er arkiveringssystemet.

Her kan man let og effektivt scanne dokumenterne ind. De lander så i et fælles elektronisk arkiv. Her kan alle medarbejderne finde dokumenterne frem ved et enkelt klik, og man slipper fremover for at bruge tid på at arkivere dokumenter. Og når de skal bruges igen, så er de også meget lettere at finde.

Derfor burde alle virksomheder overveje, om ikke det er på tide, at der bliver gjort noget for at optimere deres dokumenthåndtering.

december 19, 2011   No Comments

Scanløsninger - nem elektronisk arkivering

Nogle gange må man indse, at teknologien er kommet for at blive. Og det skal man faktisk være ret glad for. For en virksomhed kan teknologien betyde besparelser på mange områder, så derfor er det værd at inddrage dem. En af de løsninger, som kan være med til at nedsætte omkostningerne, er scanløsninger.

Scanløsninger er en ny måde, hvorpå man arkiverer sine dokumenter. Hvor virksomhedens hylder tidligere var fyldt med mapper, som indeholdt dokumenter og store arkivskabe, som også var fyldt med papirer, så er det nu blevet muligt at arkivere dem på en anden måde.

Det er scanløsninger et eksempel på. Det betyder således, at man scanner sine dokumenter ind, og så bliver de arkiveret elektronisk.

Scanløsninger gør det meget nemmere for medarbejderne at arkivere de dokumenter, der er. Men samtidig betyder scanløsninger også, at sikkerheden omkring dokumenterne bliver større, da det kun er personer med adgang til det elektroniske system, som kan finde dokumenterne frem, og de kommer ikke så let til at ligge og flyde på skrivebordet efter arbejdstid.

Desuden kan alle medarbejderne let finde dokumenter frem igen, hvis man benytter sig af scanløsninger.

Det var nogle af fordelene ved at vælge scanløsninger. Nu er det så op til virksomhederne, om de vil spare tid og penge med scanløsninger.

december 16, 2011   No Comments

Kopimaskine - mange fordele ved ny kopimaskine på kontoret

Nogle gange så kan man stå i lang tid ved virksomhedens kopimaskine og vente på, at den spytter de mange kopier ud, som man har bedt den om at levere.

Nogle gange er systemet forældet, og det går ikke helt så hurtigt, som man havde håbet på, at det gjorde. Men sådan behøves det ikke at være.

Hvis man køber en ny og bedre kopimaskine, så kan hele den proces optimeres. Det kan betyde, at en kopimaskine skriver op til 19 sider ud på et minut, og pludselig kan man stå ved sådan en kopimaskine og blive imponeret over, hvor hurtigt den egentlig arbejder. Derudover så kan det også betyde, at kvaliteten bliver langt bedre, hvis man vælger at investeret i en ordentlig kopimaskine.

Det kan være en fordel for virksomheden på flere områder. Man får mere tilfredse medarbejdere, da det virkelig kan være et irritationsmoment for medarbejderne, hvis de flere gange dagligt skal stå og vente på en langsom kopimaskine. Men det er bestemt også en fordel for virksomheden, da medarbejderne ikke er ineffektive, mens de venter på printeren, men lynhurtigt er færdig ved firmaets kopimaskine og videre med dagens arbejde.

Så derfor burde man helt klart overveje at skifte en gammel kopimaskine ud, med en der er effektiv og giver en ordentlig kvalitet.

december 14, 2011   No Comments